Persönliche Assistenz (m/w/d) für Büro, Organisation & Backoffice

Du bist der Mensch, der den Laden im Hintergrund am Laufen hält. Wir – die beiden Geschäftsführer von SAMI Systems – wollen uns auf das konzentrieren, was wir am besten können: unsere Kunden voranbringen. Damit das funktioniert, suchen wir jemanden, der uns organisatorisch und administrativ den Rücken freihält. Privat wie geschäftlich.

Wenn du jemand bist, der Ordnung liebt, gern für andere mitdenkt und ein gutes Gefühl dabei hat, wenn am Ende des Tages alles erledigt und an seinem Platz ist – dann reden wir miteinander.

Keine kaufmännische Ausbildung? Quereinsteiger? Während der Einarbeitung lernst du alles Weitere, was du zur Ausführung des Jobs benötigst. Eine abgeschlossene Ausbildung ist hilfreich, aber nicht zwingend notwendig.

Ideal passt du zu uns, wenn du aus einem Bereich wie Praxismanagement, MFA/ZFA, Hotelfach/Rezeption, einer Steuerkanzlei oder dem Office Management eines inhabergeführten Betriebs kommst – also gewohnt bist, mehreren Menschen zuverlässig den Rücken freizuhalten und auch unter Druck den Überblick zu behalten.

Aufgabenbereiche:

• Die Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten

• Die vorbereitende Buchhaltung: Rechnungen erfassen, einscannen, ablegen und für den Steuerberater vorbereiten sowie die Kommunikation mit dem Steuerbüro

• Die Verwaltung von Verträgen und das Im-Blick-Behalten von Fristen

• Die Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen

• Persönliche Besorgungen und Erledigungen (z. B. Einkäufe, Fahrzeug zur Waschanlage oder Werkstatt bringen)

Wir bei SAMI Systems arbeiten jeden Tag daran, ein erfolgreiches Consulting für IT-Dienstleister in Deutschland mit klarem Ziel aufzubauen. Auch wenn SAMI Systems noch ein junges Unternehmen ist, steckt dahinter viel Erfahrung: Einer der Gründer hat zuvor über Jahre eine der erfolgreichsten Agenturen der Region aufgebaut und geführt. Bei uns stehen deshalb Erfahrung, Stabilität und ein langfristiges Fundament im Mittelpunkt – kein Experiment, sondern solides Unternehmertum mit klarem Plan. Jeder Mitarbeiter bekommt bei uns die Möglichkeit, beruflich zu wachsen und Verantwortung zu übernehmen.

Wir suchen Menschen, die sorgfältig arbeiten und sich an Absprachen halten. Als junges aber stabiles Unternehmen arbeiten wir mit klaren Zielvorgaben und gemeinsamer Ausrichtung. Wenn du Lust auf einen strukturierten Job mit viel Verantwortung im Hintergrund hast, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Wenn du weitere Informationen zu unserem Unternehmen und deiner Karriere bei SAMI Systems haben möchtest, findest du diese auf: samisystems-karriere.de

Gehalt: 3.600 Euro pro Monat (brutto). Weiterentwicklungsmöglichkeiten in den nächsten Jahren sind vorhanden. Die Einarbeitungsphase dauert in der Regel 2-4 Monate.

Wir bieten:

• Sicherer Arbeitsplatz: Wir stellen mit dem Ziel einer langfristigen, unbefristeten Zusammenarbeit ein – keine Stelle auf Zeit. Nach einer Probezeit, in der ihr beide schaut, ob es passt, läuft dein Vertrag unbefristet weiter.

• Strukturierte Arbeitsumgebung: Klare Prozesse und präzise Kommunikation sind entscheidend. Der Umgang untereinander ist kollegial und verlässlich. Wir unterstützen uns gegenseitig mit klaren Absprachen und sorgen für verlässliche Abläufe.

• Geführte Einarbeitung: Bei uns wirst du nicht ins kalte Wasser geworfen. Wir haben ein digitales Einarbeitungssystem, in dem alle wichtigen Abläufe dokumentiert sind – von den Software-Tools und Prozessen über Urlaubsregelungen bis hin zu den kleinen Dingen wie Kaffeemaschine, Spülmaschine oder Türöffner. So findest du dich schnell zurecht und kannst jederzeit nachschlagen.

• Überdurchschnittliche Vergütung: Wir zahlen bewusst über dem Branchendurchschnitt, dazu vermögenswirksame Leistungen. Wir bieten eine langfristige Perspektive in einem stabilen Unternehmensumfeld.

• Modernes Büro & Ausstattung: Dich erwartet ein großes, helles Büro mit moderner, ansprechender Gestaltung, in dem man sich einfach wohlfühlt. Dazu brandneue Apple Geräte, hochmoderne Arbeitsplätze, Kaffeevollautomat, Getränke und etwas Gesundes für zwischendurch – für uns eine Selbstverständlichkeit.

Das bringst du mit:

• Eine abgeschlossene Ausbildung ist hilfreich, aber nicht erforderlich

• Grundlegende Buchhaltungskenntnisse: Du musst keine Buchhalterin im Sinne eines Steuerbüros sein, aber verstehen, wie eine Buchhaltung grundsätzlich funktioniert, und Erfahrung darin haben, Rechnungen für den Steuerberater vorzubereiten

• Sicherer Umgang mit dem PC und gängigen Office-Programmen

• Die Fähigkeit, bestehenden Prozessen zu folgen

• Schnelle Auffassungsgabe und hohe Sorgfalt

• Ein ausgeprägtes Gespür für Ordnung, Präzision und Zuverlässigkeit

• Ein diskreter und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen (Finanzen, Verträge, Privates)

• Zeitliche Flexibilität: Dein Arbeitstag ist grundsätzlich strukturiert und planbar. Wenn aber etwas Dringendes anfällt, kümmerst du dich zügig und zuverlässig darum, statt es liegen zu lassen.

• Langfristige Perspektive: Wir suchen jemanden, der mit uns über Jahre wächst – keine Zwischenlösung

• Führerschein Klasse B und sichere Fahrpraxis, da du unsere Firmenwagen z. B. zur Waschanlage oder Werkstatt fährst

• Saubere und fehlerfreie schriftliche Ausdrucksform in Deutsch